Cyfryzacja procesów biznesowych w finansach

Część przedsiębiorców nadal traktuje cyfryzację jako innowacyjne działanie przeznaczone wyłącznie dla wyznaczających trendy organizacji. To błędne myślenie, które może nieść za sobą poważne konsekwencje. Cyfryzacja i automatyzacja procesów biznesowych są już dziś bowiem niemalże obowiązkiem dla każdej firmy, która chce zachować swoją konkurencyjność

Spis treści:

Cyfryzacja finansów: jakie procesy warto zautomatyzować w 2025 roku?

Kluczowe jest przy tym jednak to, by wdrażać zmiany tam, gdzie faktycznie jest to potrzebne. Chcesz dowiedzieć się, jakie obszary warto cyfryzować i jak konkretnie to robić? Informacje na ten temat znajdziesz w poniższym artykule.

Cyfryzacja firmy: jakie procesy biznesowe warto obecnie automatyzować?

O tym, że cyfryzacja procesów biznesowych jest dzisiaj jedną z najważniejszych szans dla firm, zdaje się już wiedzieć coraz więcej przedsiębiorców. Z każdej strony docierają do nas w końcu informacje mówiące o planach zakładających wdrożenie innowacyjnych rozwiązań. Czy za tymi słowami faktycznie podążają jednak konkretne działania? A jeśli tak, to czy są one wystarczające, by zachować konkurencyjność na tle innych przedsiębiorstw z naszego regionu?

Jak pokazują dane PFR zawarte w raporcie „Kondycja cyfrowa polskich firm i gospodarki”, polskie firmy muszą w tej kwestii jeszcze dużo nadrobić. Tylko 21,2% polskich przedsiębiorstw osiągnęło w 2023 roku wysoki lub bardzo wysoki poziom intensywności cyfrowej. To natomiast plasuje nasz kraj na 21 miejscu wśród państw Unii Europejskiej.

Polskie firmy, które chcą zachować konkurencyjność, muszą więc zintensyfikować działania na rzecz digitalizacji procesów biznesowych. Nic nie przyniesie tu jednak wdrażanie nowych rozwiązań bez opracowania konkretnego planu działania. Dla świadomych, nowoczesnych przedsiębiorstw istotne powinno być bowiem już nie to „czy cyfryzować”, ale to „co cyfryzować”.

Jak znaleźć obszary, których digitalizacja przynieść może nam największe korzyści? W tym celu warto na początku przyjrzeć się najnowszym raportom i analizom omawiającym najważniejsze trendy rynkowe.

Cyfryzacja w finansach – największa szansa dla firm na 2025 rok

Ważne informacje na temat tego, jakie procesy biznesowe warto aktualnie cyfryzować, znaleźć możemy w raporcie KPMG „Nowoczesny CFO w transformującej się firmie”. Jego twórcy zapytali dyrektorów finansowych między innymi o to, co ich zdaniem będzie w 2025 największą szansą dla przedsiębiorstw. Jakie odpowiedzi uzyskali?

Ankietowani za najważniejszą szansę uznali cyfryzację i automatyzację finansów. Odpowiedź taką wskazało aż 41% dyrektorów finansowych.

Taki wynik badania jasno wskazuje, że z cyfryzacją procesów biznesowych w finansach związany jest olbrzymi potencjał i musi być ona obecnie jednym z najważniejszych celów współczesnych przedsiębiorstw. Na podjęcie działań w tym obszarze zdecydować powinny się zarówno firmy stawiające dopiero pierwsze kroki na drodze ku dojrzałości cyfrowej, jak i przedsiębiorstwa, które wdrożyły już pewne rozwiązania w innych ważnych obszarach.

Procesy finansowe, które można zautomatyzować dzięki nowoczesnym systemom dla firm

Do grona procesów biznesowych w finansach zaliczyć możemy wiele poszczególnych czynności wykonywanych na co dzień w każdej firmie. O automatyzację których z nich chodzi nam więc w momencie, gdy mówimy o cyfryzacji finansów i księgowości?

Procesy należące do tej kategorii to między innymi:

obieg faktur;
rozliczanie delegacji;
zarządzanie umowami;
rozliczenia pracownicze;
kontrola wydatków;
zamówienia wewnętrzne i zewnętrzne;
zarządzanie projektami;
rozliczenia z kontrahentami.

Każda z wymienionych czynności może obecnie zostać znacznie usprawniona dzięki wykorzystaniu nowoczesnych rozwiązań cyfrowych. Czy firmy muszą jednak decydować się na automatyzację i digitalizację wszystkich z nich w tym samym momencie? Oczywiście, że nie. Dzięki wykorzystaniu odpowiedniego systemu przedsiębiorstwa będą bowiem mogły samodzielnie dobrać zakres procesów, których usprawnienie jest im w tym momencie najbardziej potrzebne.

Cyfryzacja procesów biznesowych w finansach, fot. logito.pl

Jakie procesy finansowe warto cyfryzować, by osiągnąć największe korzyści?

To, jaki szczegółowy zestaw procesów powinien zostać zautomatyzowany w pierwszej kolejności, zależy od specyfiki danej organizacji. Niektóre firmy szczególnie potrzebować mogą na przykład usprawnienia kontroli wydatków, inne natomiast najwięcej zyskają na zoptymalizowaniu rozliczeń delegacji. Dobór konkretnych funkcjonalności systemu do cyfryzacji procesów biznesowych w finansach wymagał więc będzie przeprowadzenia szczegółowej analizy potrzeb i oczekiwań przedsiębiorstwa.

Część z procesów z pewnością powinna zostać jednak zautomatyzowana w niemal każdej firmie. Istnieją bowiem pewne obszary, które odgrywają kluczową rolę w funkcjonowaniu organizacji, a korzyści płynące z ich usprawnienia są naprawdę istotne. Jakie procesy możemy zaliczyć do tej grupy? Odpowiedzieć na to pytanie również pomaga nam przywołany wcześniej raport KPMG.

Z zawartych w nim informacji wynika, że obszarami o największym potencjale do automatyzacji są według dyrektorów finansowych fakturowanie, obsługa płatności i księgowość. O ile szczegółowe potrzeby w zakresie automatyzacji procesów finansowych mogą się więc różnić, tak pewne podstawowe funkcjonalności takie jak elektroniczny obieg dokumentów finansowych okazują się dla przedsiębiorstw obecnie właściwie niezbędne.

Korzyści z cyfryzacji biznesowych w finansach

Dlaczego jednak tak naprawdę optymalizacja omawianych przez nas obszarów jest aż tak istotna? Cyfryzacja procesów biznesowych w finansach jest niezwykle ważna dla funkcjonowania współczesnych firm przede wszystkim dlatego, że pozwala im ona osiągnąć korzyści takie jak między innymi:

łatwiejszy przepływ danych między działami – dzięki wdrożeniu odpowiednich rozwiązań uda się poprawić workflow oraz wyeliminować przestoje i „wąskie gardła”, co w ogromnym stopniu poprawi produktywność pracowników i efektywność całego przedsiębiorstwa;
przyspieszenie kluczowych procesów – czynności takie jak fakturowanie, rozliczenia czy obsługa zamówień staną się znacznie mniej czasochłonne;
terminowość – cyfryzacja finansów umożliwi poprawę kontroli terminów płatności, co pozwoli uniknąć opóźnień mogących negatywnie wpływać na relacje z klientami
lepsza kontrola nad dokumentami i poprawa bezpieczeństwa danych – dzięki temu, że wszystkie ważne dokumenty i informacje znajdować będą się w jednym, dobrze zabezpieczonym systemie, każdy uprawniony pracownik z łatwością będzie mógł dotrzeć do niezbędnych danych;
redukcja ryzyka błędów – automatyzacja poszczególnych czynności sprawi, że uda się wyeliminować wiele błędów typowych dla ręcznej realizacji procesów finansowych;
zmniejszenie kosztów – automatyzacja procesów i redukcja czasu potrzebnego na wykonywanie konkretnych zadań bezpośrednio przełożą się na oszczędności dla firmy.

Jak więc widzimy, automatyzacja procesów biznesowych w finansach pozytywnie wpływa na obszary tak istotne dla każdego przedsiębiorstwa, że nie można pozwolić sobie na ignorowanie jej znaczenia dla firmy.

Najczęstsze wyzwania związane z cyfryzacją procesów finansowych

Aby odnieść opisane powyżej korzyści, cyfryzacja procesów finansowych musi odbyć się przy wykorzystaniu rozwiązań technicznych, które będą dopasowane do potrzeb organizacji. W innym wypadku przedsiębiorstwo będzie musiało zmierzyć się z problemami, które mogą znacznie ograniczyć jego efektywność. O jakich wyzwaniach jednak mowa? Do potencjalnych trudności zaliczyć możemy:

problemy z dopasowaniem systemu do kształtu procesów firmowych – niektóre systemy nie będą pozwalać na pełne dostosowanie funkcjonalności do specyfiki aktualnych procesów, co nie pozwoli na wykorzystanie pełnego potencjału cyfryzacji;
pogorszenie się bezpieczeństwa danych – jeśli wdrażane oprogramowanie nie będzie posiadać wystarczających zabezpieczeń, może narazić to firmę na ryzyko utraty danych;
trudności w obsłudze nowego systemu – brak czytelnego interfejsu sprawi, że część pracowników może mieć trudności z efektywnym wykorzystaniem nowego oprogramowania.

Musimy jednak pamiętać o tym, że wymienione wyzwania dotyczą wyłącznie sytuacji, w których przedsiębiorstwo wdroży niskiej jakości, przestarzały system lub też oprogramowanie, które nie jest dopasowane do jego specyfiki działania. Obecnie na rynku dostępnych jest natomiast wiele rozwiązań, które oferują wszystko, czego potrzebują współczesne organizacje.

Systemem, który pozwoli firmie wdrożyć elektroniczny obieg faktur i w pełni zoptymalizować najważniejsze procesy finansowe, jest platforma LOGITO. Ze względu na swoją specyfikę, rozwiązanie to pozwoli również uniknąć potencjalnych problemów związanych z cyfryzacją.

Modułowa budowa tego oprogramowania i jego oparcie o technologie low-code i BPMN sprawiają, że każde przedsiębiorstwo będzie w stanie łatwo dobrać jego zakres funkcjonalności i dopasować system do aktualnego kształtu procesów. Czytelny i intuicyjny interfejs platformy zapewnia dodatkowo jej łatwą obsługę, a zgodność z międzynarodowymi standardami Open Web Application Security Project (OWASP TOP 10) jest gwarancją jej bezpieczeństwa.

Choć cyfryzacja procesów biznesowych w finansach może wiązać się z pewnymi wyzwaniami, wybór profesjonalnego i sprawdzonego systemu dla firm będzie łatwym sposobem na uniknięcie większości problemów.

Przedsiębiorstwa, które nadal czekają z podjęciem działań w tej kwestii, powinny więc jak najszybciej zareagować na zmieniające się uwarunkowania rynkowe i wykorzystać szanse, jakie daje automatyzacja. W innym wypadku będą one musiały liczyć się z tym, że wkrótce nie nadążą za konkurencją, która postawi na nowoczesne rozwiązania technologiczne.