Obowiązki wynikające z AML dla biur rachunkowych – co warto wiedzieć
AML, czyli z ang. Anti-Money Laundering, oznacza przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy. Obok finansowania terroryzmu jest to drugie przestępstwo penalizowane przez art. 299 i art. 165a Kodeksu karnego.
Są to czyny o wysokiej szkodliwości dla rynku finansowego. Mechanizm ich działania opiera się często na wykorzystywaniu nieuważnych lub zupełnie tego nieświadomych przedsiębiorców. Między innymi z tego powodu w 2018 roku światło dzienne ujrzała Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (inaczej ustawa AML). W jaki sposób jej treść odnosi się do działalności biur rachunkowych?
Co o biurach rachunkowych mówi ustawa AML?
W ustawie AML znajdziemy listę podmiotów, na które nałożono konkretne obowiązki w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Są to podmioty prowadzące działalność związaną najczęściej z dużym przepływem kapitału. Wśród tzw. instytucji obowiązanych według ustawy AML znajdziemy więc fundusze inwestycyjne, agentów nieruchomości i banki krajowe.
Zgodnie z brzmieniem artykuły 2 ust. 1 pkt 17 Ustawy, do tej kategorii zaliczają się także podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Z kolei po nowelizacji wprowadzonej dnia 31 lipca 2021 w formie art. 15a, na liście umieszczono również przedsiębiorców, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego.
Nowelizacja spowodowała więc, że do przestrzegania regulacji zobowiązano wszystkie biura zajmujące się rachunkowością lub doradztwem podatkowym. Nie ma przy tym znaczenia ich forma organizacyjno-prawna, rozmiar prowadzonej działalności, czy liczba zatrudnionych osób.
Obowiązki biura rachunkowego jako instytucji obowiązanej
Trzeba pamiętać, że ustawodawca nałożył na instytucje obowiązane szereg konkretnych obowiązków. Ich niedopełnienie może poskutkować poniesieniem bardzo dotkliwych kar. Każde biuro rachunkowe, nawet te małe i zajmujące się prowadzeniem ksiąg dla mikroprzedsiębiorców, podlega tak samo poważnym wymaganiom jak fundusze inwestycyjne czy banki.
Po pierwsze biura rachunkowe muszą sporządzić i wdrożyć procedury AML oraz związaną z nimi dokumentację. Konieczne jest m.in. stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego w przypadku poszczególnych kontrahentów oraz weryfikacja ich tożsamości. Jedną z istotniejszych kwestii jest bez wątpienia zobowiązanie biur rachunkowych do opracowania pisemnej lub elektronicznej oceny ryzyka. Celem takiego dokumentu jest rozpoznanie zagrożeń prania pieniędzy, które wynikają z prowadzonej działalności. W ocenie ryzyka muszą znaleźć się też propozycje rozwiązań i procedur, które owe ryzyko zminimalizują. Co więcej, trzeba ją regularnie aktualizować – zawsze wtedy, gdy zaistnieje taka potrzeba oraz nie rzadziej niż co dwa lata.
W wewnętrznej procedurze AML biura rachunkowego należy zawrzeć uregulowanie m.in. takich kwestii, jak: ocena i analiza ryzyka, zasady edukacji pracowników w temacie AML, sposoby rejestrowania transakcji, zasady kontroli i nadzoru, wewnętrzne procedury biura w kontekście przekazywania informacji o transakcjach do GIIF (Głównego Inspektora Informacji Finansowej), czy zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, czyli konkretnych narzędzi wymienionych w artykule 34 Ustawy:
- identyfikacja klienta oraz weryfikacja jego tożsamości,
- identyfikacja oraz weryfikacja beneficjenta rzeczywistego (PEP), czyli osoby faktycznie mającej wpływ na decyzje podejmowane przez klienta,
- ocena stosunków gospodarczych i – stosownie do sytuacji – uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru,
- bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta.
Wdrażanie procedur AML – najważniejsze kwestie
W działalności biur rachunkowych standardem jest styczność z dużą liczbą rozmaitych transakcji. W rezultacie jednym z najważniejszych obowiązków wynikającym z ustawy AML jest przekazywanie informacji do GIIF. Według artykułu 72 ww. ustawy, należy przekazywać informacje o każdej dokonanej lub zarejestrowanej transakcji o wartości, która przekracza 15 tysięcy euro i to w ciągu 7 dni od jej wykonania.
W informacji tej muszą znaleźć się wszystkie dane pozwalające na szybką identyfikację transakcji. Ponadto instytucje obowiązane muszą powiadamiać GIIF o wszelkich podejrzeniach popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu w ciągu 2 dni od zaistnienia takiego podejrzenia.
Wśród głównych zadań instytucji obowiązanych możemy wymienić więc:
- sporządzenie oceny ryzyka,
- stworzenie wewnętrznej procedury AML,
- wyznaczenie osób odpowiedzialnych za AML,
- szkolenie pracowników,
- a także prowadzenie rejestru podejrzanych transakcji i zgłaszanie ich do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej.
